Buat yang lagi belajar Event Organising (EO), Ini ada sedikit ilmu hasil pengalaman Saya bertahun-tahun di dunia EO. Baru 2-3 tahun sih. Paling banyak aktifitas EO saya di Gamais sejak pertama kali masuk ITB sampai sekarang. Sempat ‘dijebak’ sebagai Ketua Panitia Penyambutan mahasiswa Baru gamasi ITB tahun 2006, jadi berbagai macam seksi/divisi di event-event lainnya, hingga menjadi Steering Committee saat ini.
Sebelum melakukan segala sesuatu, terlebih dahulu planning musti ada, terlebih untuk EO, yang membutuhkan sekali perencanaan yang matang. Ada empat hal yang pertama kali musti diperhatikan dalam merencanakan dan merancang EO, empat hal ini Saya dan teman-teman rumuskan dalam CAVD [baca : cave deh]. Rumusan ini Alhamdulillah sudah dipercaya beberapa kali menjadi bahan training yang GAMAIS isi di berbagai kampus di Indonesia. Tersirat pula dapat ditemukan di buku “Risalah manajemen Dakwah Kampus” yang juga diluncurkan untuk skala nasional.
Dalam perkembangannya, CAVD saat ini sudah sampai CAVD version 2.3 sejak pertama kali Rumusan ini dicetuskan pertengahan tahun 2007. Rumus ini merupakan fondasi paling dasar dalam merancang suatu EO, masih sangat dangkal untuk beberapa orang, meskipun begitu pengembangan dan pembahasan yang lebih dalam dan mendetil bisa dianakpinakkan dari rumus ini.
Kita mulai dengan istilah pertama, C = Cashflow/aliran keuangan. All about money. Dalam melakukan apapun termasuk EO, kita musti perhatikan Sumber daya yang tersedia, salah satunya yang cukup penting adalah dana. Setahu Saya, tak ada satupun EO yang tak melibatkan Dana, bahkan kadang dana menjadi faktor kunci sukses tidaknya, lancar tidaknya suatu acara. Konsep atau ide yang dahsyat sekalipun tak akan bisa terrealisasikan kalau tak ada dana, bukan?
Masalah dana adalah masalah yang serius dan harus dipahamkan ke seluruh elemen penggerak EO itu sendiri, jangan sampai sebagian orang sibuk mencari dana, sementara yang di bagian lain justru tak menghemat pengeluaran dana yang ada. Padahal penghematan adalah salah satu bagian penting dari keberhasilan pendanaan EO. Masing-masing elemen dalam EO tersebut harus memiliki ’sense of money’.
Berbicara aliran keuangan, berarti berbicara pemasukan dan pengeluaran. Keseimbangan keduanya bahkan kalau bisa pemasukan lebih besar harusnya menjadi salah satu prioritas utama atau parameter keberhasilan suatu EO. Karena itu tugas terbesarnya adalah memkasimalkan pemasukan dan menghemat pengeluaran.
Untuk memaksimalkan pemasukan, kita harus perhatikan dulu dari mana saja pemasukan yang bisa kita uahakan. Untuk kasus EO dibawah organisasi misalnya, Saya tangkap ada lima sumber: (1) Kas organisasi, (2) Sponsorship, (3) Usaha Mandiri, (4) Donasi/infaq, (5) Peserta program. Kelimanya ini lantas tidak kita jalankan seluruhnya, kadang kita musti prioritaskan pada beberapa hal saja, biasanya disesuaikan dengan konsep acara, kondisi SDM panitia, peluang pasar, dan jaringan. Misalnya, kita akan merancang kegiatan sosial, maka kita fokuskan penggalangan dari sponsorship dan donasi misalnya, tak mungkin kan dari peserta program? Untuk kegiatan training misalnya, kita bisa fokus di sponsor dan peserta. Dengan adanya fokus dan prioritas ini, efektifitas gerak SDM penggalangan dana tentu lebih tinggi.
Untuk meminimalkan pengeluaran, Saya Sarankan rancangan pengeluaran yang disusun dibahas dulu dengan orang-orang yang cukup kompeten. Misalnya panitia sebelumnya, Steering Committee, atau dengan teman yang punya referensi harga murah untuk properti EO. Dengan begitu, kita bisa tahu, bagian-bagian mana saja yang bisa kita hemat atau kita kurangi. Perlu juga memiliki daftar perbandingan biaya, misalkan untuk menyewa sound system, kita memiliki harga dan kontak 5 penyedia jasa sewa sound system. Dengan begitu bisa kita pilih yang sesuai kebutuhan kita dan kita memiliki banyak alternatif. Terakhir, siapkan plan A, plan B, plan C rancangan biaya dan jangan lupa selipkan pula biaya tak terduga.
Kedua, A = Appressiation and participation. Berbicara Apresiasi dan partisipasi berarti berbicara tentang SDM. Ini adalah salah satu tugas yang paling berat dalam suatu EO; mengelola sumber daya (manusia). Di dalamnya menyangkut tiga hal: (1) Panitia pelaksana (subjek), (2) Peserta acara (objek), dan (3) pihak pendukung.
Pertama, SDM panitia keywordnya adalah bagaimana memastikan panitia merasa “nyaman” dan “bahagia” berada di tim EO tersebut, sekalipun masalah datang bertubi-tubi. Sekali lagi, masalah manajemen sumber daya, terutama sumber daya manusia adalah bagian yang cukup menguras energi. Yang sering terjadi, boro-boro merasa nyaman dan bahagia, SDM panitia di awal dengan di akhir malah jumlahnya berkurang, drastis kadang.
Strateginya bisa dengan menempatkan minimal seseorang yang khusus menangani masalah SDM ini dalam tim EO, kalau di perusahaan2 ibarat HRD-nya. Bersama steering committee, orang inilah yang kemudian bertindak mengawasi dan memastikan SDM merasa nyaman dan bahagia dan segera melakukan tindakan jika mulai terindikasi hal yang tak dinginkan.
Dari sistemnya sendiri juga musti di desain agar panitia merasa nyaman dan bahagia. Bisa dengan merancang pembagian kerja/amanah yang tegas, adanya timeline kerja yang jelas, reward and punishment, pembekalan (training EO, training komunikasi), acara kekeluargaan, dsb.
Kedua, SDM peserta keywordnya adalah bagaimana “memenuhi quota” jumlah peserta yang ditargetkan. Penuhnya quota peserta adalah salah satu hal utama yang diharapkan. Ia bisa menjadi parameter keberhasilan yang terukur dan bisa dievaluasi. Beberapa hal yang bisa dilakukan untuk mengoptimalkan jumlah SDM peserta adalah : (a) mematangkan konsep/konten acara. Bagian ini adalah setengah dari kesuksesan EO itu sendiri, kalau konsep yang disusun mantap dan realistis, anda sudah menggenggam setengah keberhasilan EO yang dirancang. Menyusun konsep yang matang banyak caranya dan terlalu banyak untuk dijelaskan disini (kalau mau, ikut trainingnya aja ya, hehe). Misalnya merancang dengan memperhatikan selera pasar, melihat dari sudut pandang SDM peserta, minta masukan dari orang-orang yang jauh lebih berpengalaman untuk memeperluas point of view kita, menggunakan rumus-rumus marketing (misal : positioning, differensiating, branding), dll. (b) sinergi dengan pihak lain. Sebagus apapun konsep acaranya kalau misalkan saat hari-H, sdm peserta mayoritas berhalangan hadir karena ada acara lain yang lebih prioritas maka kacaulah segalanya, maka sinergikanlah dengan pihak yang terkait. Sinergikan waktu, tempat, ide, dana, SDM, atau media publikasi. (c ) marketing dan media publikasi. Bagian ini juga bisa sangat panjang untuk didetilkan. Intinya bagaimana membuat strategi marketing yang ‘agresif’ dan media publikasi yang ‘menarik’.
Ketiga, SDM pihak pendukung. Mereka ini seperti pembicara, bintang tamu, sponsor, donatur, media, undangan, dan pihak lain di luar peserta dan panitia yang turut andil dalam kesuksesan EO. Bagain humas dalam EO lah yang nantinya akan banyak bersentuhan dengan pihak ketiga ini. Keyword yang diperlukan adalah bagaimana menjadi “profesional” dan “menyenangkan” bagi mereka.
CAVD yang Ketiga adalah V = Values/nilai-nilai. Dalam EO yang baik, kita perlu memberikan ruh di dalamnya. Ruh inilah yang membuat event yang kita rancang menjadi “bukan event biasa”. Ruh inilah nilai-nilai yang kita bawa, yang kita angkat dalam event kita. Nilai-nilai ini yang kemudian melatar belakangai dan menjawab pertanyaan “kenapa Event ini harus ada?”. Selanjutnya bisa diturunkan lagi lebih detil menjadi tema kegiatan, nama kegiatan, hingga jargon/slogan. EO yang dilaksanakan tanpa ada nilai-nilai yang dibawa akan mudah sekali terbawa arus dan terombang-ambing tergerus zaman (halah).
Terakhir, D = Documentation. Hal yang kadang dilupa. Dokumentasi, mungkin tak begitu berarti bagi kita yang baru saja melaksanakan kegiatannya, namun akan menjadi sangat mahal bagi penerus kita ke depannya. Dokumentasi bukan hanya foto atau video kegiatan saja. Termasuk pula misalnya notulensi rapat, daftar peserta, laporan keuangan, proposal kegiatan, dan laporan pertanggungjawaban. Dokumentasi yang komplit dan rapi kunci kebersinambungan gerak, referensi masa depan, dan continuous improvement yang tak henti-henti.
Sekali lagi, CAVD dalam rumusan kami adalah bagian yang cukup dasar untu menerangkan dunia per-EO-an. Masih bisa dikembangkan dan diexpand lebih jauh lagi. Semoga bermanfaat.
DIarsipkan di bawah: Work Hard
