Event Organizing (EO) for dummies edisi 2 Saya coba titik beratkan pada step by step take action membangun kerajaan EO. Menurut Saya ini penting, karena yang sering Saya temukan, beberapa kepanitiaan agak berantakan selama keberjalananannya akibat bingung dan ragu harus memulai dari mana dan memastikan hal-hal apa saja yang seharusnya dilakukan. Bahayanya, kalau ada hal-hal yang krusial yang seharusnya dilakukan atau didahulukan tapi justru tidak dilakukan.
Berdasar pengalaman Saya, ini langkah-langkah pengerjaannya, dari nol sampai jadi:
1. Buat ide dasar kegiatan
“Gimana kalo kita bikin Training ESQ? Mantep banget kayaknya tuh..”
kata-kata seperti itulah yang muncul di bagian ini. Ide paling dasar ingin membuat acara. Dalam suatu organisasi, biasanya ide ini dimunculkan oleh Rapat tim pengurus inti. Jauh-jauh hari, mereka merumuskan Event-event apa saja yang harusnya dikerjakan selama kurun waktu tertentu, setahun kepengurusan misalkan. Tentu saja, dengan mempertimbangkan kondisi intenal (SDM) dan eksternal yang ada, nilai-nilai yang ingin dibawa, jaringan, dll.
2. Bentuk Tim Panitia inti dan Steering Committee, kemudian susun konsep
Setelah muncul keinginan membuat acara apa, buat tim panitia inti yang kokoh dan solid selanjutnya. Pembentukan tim panitia inti ini merupakan bagian yang cukup penting yang kadang terlupa. Tim inti cukup beberapa orang saja, sekitar 3-7 Orang tergantung besar kecilnya acara. Fungsi tim inti ini adalah sebagai penanggungjawab sukses tidaknya, bagus tidaknya, lancar tidaknya suatu acara. Jadi kalau acara yang dirancang gagal, semata-mata bukan kesalahan Ketua Panitia Saja, lebih pada seluruh manusia di jajaran tim inti kepanitiaan. Sederhanannya, yang disebut ketua panitia sejatinya adalah seluruh elemen di dalam tim inti. Maka kesolidan dan sense of belonging yang kuat musti difokuskan terlebih dulu di tim elit ini.
Peran tim panitia inti di awal adalah sebagai penyusun konsep. Mulai dari nol, hingga diperoleh rancangan konsep kegiatan yang didalamnya berisi latar belakang, nama dan tema kegiatan, tempat dan tanggal, deskripsi dan detil kegiatan, hingga rancangan anggaran, dan timeline kerja panitia. Ibarat proposal kegiatan lah. Tahap penyusunan konsep ini musti mendapat perhatian serius, karena konsep merupakan setengah keberhasilan acara, konsep yang baik, berarti sudah memegang 50% keberhasilan EO.
Mengapa harus panitia yang menyusun konsep? Dengan menyerahkan pada panitia, akan timbul sense of belonging (rasa kepemilikan) dan tanggung jawab yang besar pada acara tersebut karena mereka sendiri dan mereka juga yang akan menjalankannya. Muncul rasa percaya yang membuncah pula dari panitia ke pengurus. Tugas pengurus (dan bersama Steering committee nantinya) tinggal memastikan semuanya berada dalam koridor yang sesuai.
Penyusunan konsep ini ada baiknya melibatkan banyak elemen dan sudut pandang, bisa dengan banyak berdiskusi dengan panitia tahun lalu, pengurus organisasi, pembina, ustadz, alumni, dll. Termasuk misalnya dengan mengadakan polling ke sejumlah responden. Hasil masukan tadi kemudian diolah bersama di dalam tim inti.
Selain peran penyusunan konsep tadi, Biasanya, masing-masing panitia inti nantinya juga berperan sebagai pemegang posisi strategis dan posisi yang paling banyak membutuhkan kordinasi dalam kepanitiaan, misalkan Ketua, bendahara, Sekretaris, Danus, Marketing, dsb.
Satu hal yang tak boleh terlupa, juga membentuk Steering Committee (SC) /Pendamping. Bisa berupa tim maupun perorangan. SC ini bertugas mendampingi panitia terutama panitia inti, Ia memastikan segala sesuatunya berjalan dalam koridor yang seharusnya dan mengingatkan jika terjadi hal-hal yang kurang pas yang dilakukan oleh panitia. Peran lainnya, sebagai konsultan, memberikan masukan-masukan buat panitia. Biasanya SC adalah panitia-panitia tahun sebelumnya, Ia tahu banyak apa-apa saja yang musti dipertahankan, dibenahi, dan hal-hal apa saja yang musti diprioritaskan. Perannya ini, memberi porsi lebih sebagai konsultan dalam tahapan penyusunan konsep kegiatan oleh tim panitia inti.
Kadang, SC juga merangkap sebagai manajer SDM yang bertugas memantau kondisi SDM panitia dan memastikan mereka nyaman dan ‘memperoleh nilai tambah’ di kepanitiaan tersebut, minimal di jajaran tim panitia inti. Penjagaan dan pembekalan, itu keyword yang harus dipegangnya dalam perannya ini.
3. Open Rekrutment, bentuk panitia keseluruhan, samakan suhu
Konsep sudah jadi, selanjutnya rekrut panitia sebagai eksekutornya. Kembangkan tim inti menjadi sebuah tim raksasa yang bercabang-cabang dan beranak-pinak disesuaikan dengan kebutuhan. Plot kebutuhan yang ada dengan kondisi eksisting SDM yang tersedia. Pastikan tak ada pos-pos yang tak begitu penting terisi banyak SDM sementara pos lain yang lebih prioritas kekurangan.
Setelah terbentuk panitia, sebelum mulai bergerak, hal krusial yang tak boleh terlupa adalah penyamaan suhu antara panitia inti yang sudah lama terbentuk dengan panitia yang baru bergabung. Konsep yang telah dirancang panitia inti, dijelaskan dan dipahamkan dengan baik pada yang lain, latar belakangnya, tujuannya, esensinya, hingga rencana dan strateginya, sehingga masing-masing elemen di tim panitia tersebut mulai memiliki ruh, sense, dan passion yang menggebu-gebu untuk memperjuangkan acara tersebut.
4. Jalankan
Dalam ilmu manajemen dikenal istilah POACE (Planning-Organizing-Actuating-Controlling-Evaluating). Sampai di sini, Kita sudah menamatkan tahap Planning dan Organizing, selanjutnya Actuating: Go, Fight, and Win.
5. Kontrol
Sudah jelas. Bersama dengan berjalannya panitia merealisasikan acara, pengurus dan SC punya porsi tak kalah besar: Kontrol. Kontrol kondisi SDM, Dana, progress acara, dll.
6. Evaluasi dan rekomendasi
Bada acara, kurang afdhol rasanya tanpa yang namanya Evaluasi. Bentuknya bisa bermacam-macam, yang paling populer dalam bentuk Laporan Pertanggung Jawaban. Didalamnya selain berisi hasil evaluasi, bisa dilengkapi dengan rekomendasi untuk EO-EO lainnya selanjutnya.
DIarsipkan di bawah: Work Hard
